Door de coronapandemie werken we steeds vaker thuis en daardoor vergaderen we steeds meer online. Een combinatie van fysiek en online werken -hybride werken- wordt hierdoor steeds normaler. Er vinden nieuwe ontwikkelingen plaats en er zijn ook al enkele totaaloplossingen.

Sanne van der list | 23-12-2021

Heel de dag hybride werken of lesgeven is vermoeiend en kost veel energie. Daarom is het belangrijk om zowel de werkplek thuis als op kantoor of op school zo goed mogelijk in te richten. Een belangrijk punt hierbij is interactie, omdat het anders op den duur lastig wordt om medewerkers gemotiveerd te houden.

Het is belangrijk dat er ontwikkelingen plaatsvinden op het gebied van interactie tijdens online vergaderen of werken zodat iedereen zich tijdens zo’n hybride vergadering betrokken voelt. Hierbij geldt ook dat de beleving van de interactie goed moet zijn voor de optimale beleving. Het inrichten van een goede werkplek om hybride te kunnen vergaderen valt hier ook onder. Thuiswerken wordt mogelijk de nieuwe norm. Ricky Ong (productmanager video, Lydis) denkt dat dat voor diverse generaties het geval zal zijn. Daarom is het zo goed mogelijk inrichten van een hybride werkplek ontzettend belangrijk.

Microsoft Teams

De meeste bedrijven maken op dit moment gebruik van Micrososft Teams, een online vergaderprogramma. Het programma is gratis en zit inbegrepen als je een outlook abonnement aanschaft met daarin alle toebehoren van Microsoft, waaronder Word, Excel en ook Teams.

Er zijn ook andere platformen waar bedrijven gebruik van kunnen maken, zoals bijvoorbeeld Zoom, of Slack. Toch zijn die programma’s niet zo populair als Microsoft Teams. Volgens Ong komt dat doordat je voor deze programma’s extra moet betalen om er optimaal gebruik van te maken. Teams zit inbegrepen bij het hele pakket aan programma’s dat Microsoft aanbiedt. Dat maakt het gelijk toegankelijker om van deze software gebruik te maken. Ook is het programma voor scholen en universiteiten gratis.

“Er groeien nu generaties aan scholieren en studenten op met Teams omdat zij vanuit school er gratis gebruik van kunnen maken. Als zij later in het bedrijfsleven aan de slag gaan, dan zijn zij al bekend met Teams en weten ze niet beter. Dit heeft Microsoft heel slim gedaan. Ze creëren hierdoor namelijk bijna een monopolypositie op de markt van online vergaderen”, aldus Ong.

Interactie

In een online- of hybride vergadering is interactie heel belangrijk. Bij diverse vergaderprogramma’s is het al mogelijk om gebruik te maken van interactieve elementen. Zo kun je bij bijna alle vergaderprogramma’s PowerPointpresentaties laten zien of andere deelnemers laten meekijken met je scherm.

Bij diverse vergaderprogramma’s kun je gebruik maken van een whiteboard om van alles op te schrijven tijdens een vergadering. Alle andere deelnemers kunnen dat zien. Verder kunnen deelnemers tijdens een online vergadering in ieder programma met elkaar chatten en toch met elkaar interactie hebben. Teams heeft als extraatje dat je met emoji’s kunt laten weten aan elkaar hoe je het vindt. Ook kun je een handje opsteken als je iets wil vragen.

Helaas kun je tijdens een online vergadering niet de interactie hebben die je wel hebt als iedereen fysiek aanwezig is. Ong meldt ook dat fysiek samenwerken met collega’s of als scholieren onderling nog steeds het prettigste is. Volgens hem is dat makkelijker omdat je sneller iets kan vragen of bespreken. Ook is het is fijn dat je je collega’s fysiek kunt ontmoeten omdat echt menselijk contact ook goed is voor de gemoedstoestand van collega’s of scholieren.

Beleving

Om online goed en interactief te kunnen werken is een goede beleving heel belangrijk. Dit geldt voor zowel op kantoren als op scholen als voor thuis. Daar zijn voldoende mogelijkheden voor. Op kantoren en scholen kun je volgens Ong goede schermen weghangen waarop je iedereen goed ziet die online in de vergadering zit. Het is volgens hem belangrijk om te investeren in de kwaliteit van een goed scherm. Je collega’s zien wordt op die manier makkelijker en je maakt de beleving beter. “Het voelt dan echt alsof je collega’s of leerlingen die online aanwezig zijn echt erbij betrokken zijn.”

Om die beleving voor thuiswerkenden collega’s of scholieren nog optimaler te maken is het op kantoor en op scholen van belang om ook goede camera’s op te hangen zodat de online collega’s alles goed kunnen zien tijdens een overleg. De beeldkwaliteit wordt beter en degenen die thuis achter hun laptop mee vergaderen kunnen de omgeving beter zien.

Het is niet alleen belangrijk om de apparatuur op kantoren of scholen in orde te maken voor een goede beleving, ook thuis is dat van belang. Volgens Ong kun je dat zelf thuis goed regelen. Als je bijvoorbeeld een simpele webcam en een simpele headset aanschaft dan wordt de beleving van je online vergadering een stuk beter.

Een simpele webcam zorgt ervoor dat de camerakwaliteit van jezelf beter wordt en dan kunnen de anderen jou scherp zien. Een headset zorgt ervoor dat omgevingsgeluid uit je microfoon weg gefilterd wordt en dat de geluidskwaliteit beter wordt. Daardoor kunnen de anderen in de vergadering jou beter verstaan. Ook zorgt een headset ervoor dat je meer gefocust bent op de vergadering, omdat de koptelefoon storende omgevingsgeluiden eruit filtert.

Kosten

Om een kantoor of school optimaal in te richten voor een goede beleving van een hybride-vergadering zal geïnvesteerd moeten worden . Er zijn goedkopere en duurdere opties. Het is per bedrijf afhankelijk wat het budget is en wat het gaat kosten. Natuurlijk is het per bedrijf ook afhankelijk wat ze willen.

Voor thuis een goede beleving creëren moet je zelf investeren. Ook hiervoor geldt dat het afhankelijk is van wat je wil en wat je budget is. Als je een betere kwaliteit webcam en headset wil dan zal je duurder uit zijn dan wanneer je ook tevreden bent met een goedkopere camera en headset.